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泉州市编办着力完善电子档案库 助推“互联网+”政务
[2018-06-25] 阅读人次:100 【字体:

泉州市编办着力完善电子档案库

助推“互联网+”政务

 

近日,福建省泉州市编办完成市直事业单位法人登记、机关群团赋码和中文域名注册等管理资料的整理、扫描形成电子档案,全面实现档案数字化管理,档案管理科学化水平显著提升,实力助推登记管理“互联网+”服务。

一是明确统一标准。根据《档案法》、《事业单位登记管理档案管理办法》和《福建省事业单位登记档案管理暂行办法》等规定,按照市档案局档案进馆要求,明确规范整档标准,实现“三统一”:统一使用标准档案盒,确定档案盒厚度,科学设计档案盒封面标签和背脊标签;统一档案保管期限,确定年度报告资料为长期,设立、变更、注销等登记、机关群团赋码和中文域名管理等资料为永久;统一整档材料顺序,事业单位按照“一户一档”、机关群团赋码和中文域名管理档案按照“一年一档”,以一次办理材料为一件,按时间顺序整理成档。

二是确保资料齐全。全面梳理清查历年产生的登记管理档案。对设立、变更、注销、补领、重新申领以及年度报告等登记事项,应当提交的各项表格、证明材料等,逐一认真检查,查漏补缺,不符合规范的按要求整改,确保全部归档资料手续完整、资料齐全、字迹清晰、整理规范。经过2010年和2018年两次整理和扫描,完成所有事业单位法人、机关群团统一社会信用代码赋码和中文域名注册管理资料的归档立卷工作,纸质材料移交市档案局保管。通过纵向和横向的双向整理,“三位一体”的档案管理,确保登记管理档案收集齐全。

三是完善电子档案。邀请市档案局的专业人员现场指导,研究确定整档方案。按照档案数字化工作保密规定及“货比三家”流程,在具有资质的企业中筛选确定为档案数字化加工提供服务的最优企业。通过签订档案加工服务合同,向企业购买档案扫描、数据挂接等专业技术服务,对纸质档案进行数字化加工处理,逐步完善电子档案数据库,既提高档案整理效率,又优化档案管理方式。同时,自2018年1月起办理的登记事项,全部资料在事业单位网上登记管理系统形成电子档案,实现历史档案和即时登记的双重电子化管理,为实现登记管理“互联网+”打下坚实基础。

    四是促进服务优化。按照创新监管、优化服务的要求,大力推进线上线下一体化服务。“线上”依托事业单位网上登记管理系统实现 “一网归集”,提供“一站式”服务。“线下”在纸质申请材料不全的情况下,通过电子档案库的资料查询审核,提供“容缺办理”、“即时办结”的优质服务,保证办事单位“最多跑一趟”。此外,大力助推社会化服务,通过电子档案管理软件对电子档案库建立科学的目录索引,实现高效便捷的检索查阅和信息共享,有效提高档案管理质量,为登记管理机关统计汇总、决策资讯、查找利用等提供便利条件,有力提升登记管理服务水平。


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